خلال العمل مع منظمة دولية كبرى في أحد المشاريع البحثية، ذهلت من احتواء نهاية كل وثيقة على تتبع دقيق لتفاصيل المراسلات الداخلية أمامي، برغم أني لست من فريقهم! فقد عرفت متى وصلت رسائلي على البريد الإلكتروني إليهم، وما هو مساره بين فريق عملهم، وكيف تسلسل إدارياً، ومن تولى الرد على كل منها، حتى عادت على شكل عقد أو رسالة رسمية، وصولاً إلى إنهاء وإغلاق المهمة!
تأخر إنجاز المعاملات، أو إن جاز التعبير نومها، سواء في خدمات القطاع الحكومي أو الخاص أو القطاع الثالث، يعتبر هماً مزعجاً للكثيرين، وقد فسره البعض بأسباب عديدة، منها ما تتعلق بالتنظيم، أو بالموظفين الذين ينفذون الإجراءات، أو حتى بالمراجعين أنفسهم!
أصبح من السهولة، في وقتنا الحالي، أن تلجأ المؤسسات الجادة في الإصلاح، إلى تعميم استخدام التكنولوجيا وتطبيقاتها الحديثة، لنقل المعلومات وتبادلها واسترجاعها في أقل وقت وتحديد المسؤولية عند من نامت المعاملة!
من جهة أخرى، فإن وضوح مهام وصلاحيات الموظفين، والتوزيع العادل للعمل بينهم، مع بيان خطوات إنجاز المعاملة وما قد يلزمها من وثائق، بشكل واضح ودقيق، هو من العوامل التي تسهل على الموظف والمراجع إتمام المعاملة في أقل وقت!
ولعل من أبرز المقترحات لمواجهة نوم المعاملة، ضرورة إنشاء وحدة خاصة في المؤسسة، تتابع سير المعاملات منذ ورودها، وأثناء تنقلها بين الإدارات والأقسام، وصولاً إلى إنجازها، بحيث تكون هذه الوحدة مرجعاً لكل من يريد الاستفسار عن معاملته، والتعرف على ما تم بشأنها، وهو ما تقوم به شركات التوصيل الاحترافية وبعض الجهات الخدماتية منذ سنوات.
وفي ظل ما بينته بعض الدراسات من ضعف إنتاجية الموظف اليومي بنسبة لا تتجاوز 50% من عمله في بعض القطاعات، فإن مثل هذا التوثيق أمام الزبون، أو أية أطراف خارجية، يمنح العمل شفافية مميزة، نحن بحاجة إليها حتى نعرف مسار المعاملة، لمعالجة الخلل في إنجازها، سواء ما كان متعلقاً بالموظف، أو طبيعة المعاملة، أو شكلها، أو أية أمور أخرى حتى لا تنام المعاملة أو تنوم!
تأخر إنجاز المعاملات، أو إن جاز التعبير نومها، سواء في خدمات القطاع الحكومي أو الخاص أو القطاع الثالث، يعتبر هماً مزعجاً للكثيرين، وقد فسره البعض بأسباب عديدة، منها ما تتعلق بالتنظيم، أو بالموظفين الذين ينفذون الإجراءات، أو حتى بالمراجعين أنفسهم!
أصبح من السهولة، في وقتنا الحالي، أن تلجأ المؤسسات الجادة في الإصلاح، إلى تعميم استخدام التكنولوجيا وتطبيقاتها الحديثة، لنقل المعلومات وتبادلها واسترجاعها في أقل وقت وتحديد المسؤولية عند من نامت المعاملة!
من جهة أخرى، فإن وضوح مهام وصلاحيات الموظفين، والتوزيع العادل للعمل بينهم، مع بيان خطوات إنجاز المعاملة وما قد يلزمها من وثائق، بشكل واضح ودقيق، هو من العوامل التي تسهل على الموظف والمراجع إتمام المعاملة في أقل وقت!
ولعل من أبرز المقترحات لمواجهة نوم المعاملة، ضرورة إنشاء وحدة خاصة في المؤسسة، تتابع سير المعاملات منذ ورودها، وأثناء تنقلها بين الإدارات والأقسام، وصولاً إلى إنجازها، بحيث تكون هذه الوحدة مرجعاً لكل من يريد الاستفسار عن معاملته، والتعرف على ما تم بشأنها، وهو ما تقوم به شركات التوصيل الاحترافية وبعض الجهات الخدماتية منذ سنوات.
وفي ظل ما بينته بعض الدراسات من ضعف إنتاجية الموظف اليومي بنسبة لا تتجاوز 50% من عمله في بعض القطاعات، فإن مثل هذا التوثيق أمام الزبون، أو أية أطراف خارجية، يمنح العمل شفافية مميزة، نحن بحاجة إليها حتى نعرف مسار المعاملة، لمعالجة الخلل في إنجازها، سواء ما كان متعلقاً بالموظف، أو طبيعة المعاملة، أو شكلها، أو أية أمور أخرى حتى لا تنام المعاملة أو تنوم!
