مع قرب انتهاء السنة المالية 2015 تبدأ العديد من الشركات المساهمة العامة والخاصة خلال الايام المقبلة باعداد البيانات المالية عن السنة المنتهية تمهيدا لتسليمها لدائرة مراقبة الشركات في وزارة الصناعة والتجارة والتموين، هذا الامر يتطلب تظافرا للجهود من قبل موظفي الدائرة للبدء باستقبال البيانات المالية وتحليلها ودراستها والاستعداد للتحضير لعقد اجتماعات الهئيات العامة والتي ستنطلق مع بداية العام المقبل حسب نص القانون.
وحسب النصوص القانونية ستقوم كوادر مراقبة الشركات بدراسة البيانات المالية المعدة من قبل الشركات المساهمة العامة والخاصة لبيان مدى تقيدها بالمعايير المحاسبية والمعايير الدولية وأحكام قانون الشركات، وستكون الدائرة بانتظار الشركات لتحديد مواعيد اجتماعاتها العادية وغير العادية وسيكون للدائرة دور كبير في التنسيق للاجتماعات حيث ينص القانون على عقدها خلال الشهور الأربعة الاولى بعد انتهاء السنة المالية.
وتؤكد دائرة مراقبة الشركات على اهمية ابلاغ الدائرة بتحديد موعد انعقاد اجتماع الهيئة العامة للشركة والالتزام بتوجيه الدعوة لهيئة الأوراق المالية ومدقق الحسابات قبل 15 يوماً على الأقل من تاريخ الانعقاد.
وألزم القانون الشركات بتوجيه الدعوة إلى كل مساهم في الشركة لحضور اجتماع الهيئة العامة قبل اسبوعين على الأقل مرفقا بالدعوة جدول أعمال اجتماع الهيئة وتقرير مجلس إدارة الشركة وميزانيتها السنوية العامة وحساباتها الختامية وتقرير مدققي الحسابات والإيضاحات، وان يُرفق بالدعوة جدول أعمال الاجتماع وجميع البيانات والمرفقات انسجاماً مع أحكام قانون الشركات.
كما ويلزم القانون مجالس ادارة الشركات الى ضرورة الإعلان عن الموعد المقرر لعقد الاجتماع في صحيفتين يوميتين محليتين ولمرة واحدة على الأقل قبل مدة لا تزيد على اسبوعين من تاريخ الاجتماع ومرة واحدة في إحدى وسائل الإعلام الصوتية أوالمرئية قبل ثلاثة أيام على الأكثر من التاريخ المحدد للاجتماع.
هذا رفعت الحكومة اتعاب الاشراف على اجتماعات الهيئات العامة للشركات المساهمة العامة، وذات المسؤولية المحدودة والشركات المساهمة الخاصة بنسبة 50 بالمائة، وبحسب النظام المعدل لنظام اتعاب الاشراف على اجتماعات الهيئات العامة للشركات لسنة 2012 تم رفع اتعاب مراقب عام الشركات بالاضافة لوظيفته وللموظفين الذين يشرفون على تنفيذ الاجراءات الخاصة بعقد اجتماع الهيئة العامة للشركات المساهمة العامة من 400 دينار الى 600 دينار.
وتنص المادة 3/ أ من النظام الاصلي تلتزم الشركة المساهمة العامة بدفع مبلغ اربعمائة دينار باسم المراقب بالاضافة لوظيفته عن كل اجتماع تعقده هيئتها العامة كأتعاب للمراقب وللموظفين الذين يشرفون على تنفيذ الاجراءات الخاصة بعقد الاجتماع وعلى الشركة دفع هذا المبلغ خلال خمسة عشر يوما من تاريخ انعقاده.
ورفعت اتعاب الاشراف على اجتماعات الهيئات العامة للشركات المساهمة الخاصة وذات المسؤولية المحدودة من 200 دينار الى 300 دينار في حال طلبت تلك الشركات من المراقب حضور اجتماع هيئتها العامة.