وتبدأ العملية الأولى من لحظة تقديم طلب تسجيل تدريب ميداني حيث يقوم الروبوت باستلام جميع الطلبات ومعالجتها لحظياً من حيث أهلية الطالب لتسجيل التدريب الميداني والرد على الطالب بشكل آني عبر الإيميل. حيث يقوم الروبوت بالتواصل مع قاعدة البيانات من خلال مركز الحاسب للتأكد من وضع الطالب واتخاذ القرار المناسب بالرفض أو السير قدماً في إجراءات التسجيل. وفي حال استيفاء الطالب لإجراءات التسجيل، يقوم الروبوت بإصدار وإرسال كتاب تغطية للطالب ليتمكن من التواصل مع الشركات بصفة رسمية وفق تعليمات التدريب الميداني المعتمدة. إضافة إلى ذلك يتابع الروبوت كتب الموافقة على التدريب والصادرة عن الشركات، بحيث يقوم بإرسالها للجنة التدريب الميداني لحظياً لتقوم اللجنة بالتحقق من أهلية الشركة للتدريب. بعد ذلك يتابع الروبوت عمله بالرد على الطالب حسب قرار اللجنة. ففي حال تمت الموافقة على الشركة يقوم الروبوت بإصدار نموذج تسجيل الطالب في التدريب الميداني منهياً عملية التسجيل بأقل جهد بشري ممكن وبأسرع وقت، وأعلى دقة ممكنة.
وقد جاء هذا النظام تتويجاً للجهود المبذولة والمساعي الحثيثة التي قامت بها كلية تكنولوجيا المعلومات في إبرام أول اتفاقية على مستوى الشرق الأوسط للحصول على شراكة أكاديمية بين جامعة العلوم التطبيقية الخاصة و(UIPath) وهي الشركة الأولى عالمياً في مجال تطوير تقنية أتمتة العمليات الروبوتية. تلاها توقيع الاتفاقية الأولى من نوعها في الأردن، بين جامعة العلوم التطبيقية الخاصة وشركة آرتي كيز، لاعتماد شهادات التدريب التي تقدمها آرتي كيز في مجال أتمتة العمليات الروبوتية. حيث تعد هذه الاتفاقية نموذجاً لتجسير الفجوة بين مخرجات التعليم الأكاديمية وسوق العمل وفق الرؤية الملكية المتعلقة بتأهيل الخريجين وتجهيزهم بالخبرات اللازمة للانخراط بسوق العمل.
والجدير بالذكر بأنه وفقاً لهذه الاتفاقية، فقد قدمت شركة آرتي كيز بتدريب عملي متخصص في مجال أتمتة العمليات الروبوتية مبني على مشاريع عملية لمدة 5 شهور. حيث قامت الطالبة المتدربة سارة مظهر من طلبة الدفعة الأولى للدورة المنفذة من أرتي كيز بتطبيق ما تعلمته ضمن الدورة على مشروع أتمتة التدريب الميداني في كلية تكنولوجيا المعلومات في الجامعة كما حصل الخريجون وفق هذه الاتفاقية على شهادة معتمدة من آرتي كيز وجامعة العلوم التطبيقية الخاصة والتعليم العالي، بالإضافة لاجتياز الخريجين لامتحان RPA العالمي من أكاديمية UiPath.
والجدير بالذكر بأن كلية تكنولوجيا المعلومات ستبدأ بادخال ASU Labiba طور التنفيذ في الفصل الحالي.
